Email merupakan salah satu sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi. Komunikasi yang baik adalah ketika informasi yang disampaikan dapat diterima dengan baik oleh penerima informasi. Untuk itu diperlukan bahasa yang baik, benar, dan mudah dimengerti.
Sayangnya, masih banyak pengguna email yang belum mengetahui terkait peraturan tidak tertulis itu. Untuk itu, pada artikel kali ini akan dijelaskan terkait bagaimana etika menulis email yang baik dan benar agar terlihat profesional.
Etika Membuat Email
Etika membuat email merujuk pada perilaku seseorang saat menulis, membalas, dan mengirim email. Etika membuat email dapat berbeda-beda, tergantung pada jenis email yang akan dikirim. Email yang akan dikirim kepada teman tentu berbeda dengan email yang ditujukan untuk kerjasama bisnis.
Saat seseorang mengetahui etika membuat email, maka mudah baginya untuk mendapatkan label profesional. Berikut adalah alasan pentingnya memiliki etika penting dalam membuat email.
- Memungkinkan untuk menyampaikan profesionalisme dalam lingkungan bisnis.
- Memastikan email bersifat lugas dan mudah dipahami.
- Dapat mencegah potensi tuntutan hukum yang terkait dengan email tidak pantas yang dikirim di lingkungan kerja.
Cara Menulis Email yang Baik dan Benar
Berikut adalah cara menulis email yang baik dan benar.
1. Penerima Email harus Jelas dan Benar
Saat ingin menulis email, maka hal pertama yang harus diperhatikan adalah penerima email. Alamat penerima email harus ditulis dengan jelas dan benar agar email yang ingin dikirim sampai pada penerima yang tepat.
2. Menuliskan Subjek dan Judul Email Sesuai dengan Tujuan
Subjek dan judul email ditulis dengan tujuan memperjelas maksud dan tujuan email yang dikirim. Oleh karena itu, subjek dan judul email harus ditulis sesuai dengan tujuan pengiriman email. Menulis subjek dan judul yang kurang atau bahkan tidak jelas memungkinkan penerima email akan mengabaikan bahkan menghapus email yang dikirim.
3. Membuka Email dengan Salam Pembuka yang Sopan
Mengirim email kepada teman dengan rekan bisnis tentu dua hal yang berbeda bukan? Oleh karena itu, pada saat menuliskan salam pembuka pada email juga harus disesuaikan dengan isi email yang akan dikirim. Gunakan salam pembuka formal untuk email yang dikirim pada instansi-instansi penting yang mungkin akan diajak untuk bekerja sama, dan gunakan bahasa yang lebih santai saat mengirim email kepada seseorang yang telah akrab.
4. Tuliskan Isi Email dengan Singkat, Padat, dan Jelas
Ini adalah hal penting dari menulis email. Saat menuliskan isi email, maka sebaiknya tuliskan seperlunya dengan teks singkat, padat, dan jelas. Jangan terlalu bertele-tele dan menulis dengan panjang lebar, sebab dapat membuat penerima menjadi bingung. Tuliskan saja tujuan mengirim email dan hal penting lainnya dengan bahasa yang sopan dan mudah dipahami.
5. Menggunakan Tanda Baca dengan Tepat
Tanda baca sering menjadi hal yang disepelekan oleh seseorang yang menulis email. Selain kata-kata yang harus sopan, penggunaan tanda baca juga harus tepat. Jangan sampai kalimat yang ditulis memiliki makna yang berbeda hanya karena pemilihan dan peletakan tanda baca yang tidak tepat. Akhiri kalimat dengan tanda baca titik dan kurangi untuk menggunakan tanda seru. Berikan tanda koma untuk membuat kalimat yang ditulis menjadi lebih mudah dibaca.
6. Gunakan Font dan Ukuran Font Standar agar Mudah Dibaca
Font dan ukuran font standar yang dapat digunakan saat menulis email antara lain Calibri, Times New Roman atau Arial dan ukuran font 10 atau 12. Kombinasi font dan ukuran ini memastikan email yang dikirim akan mudah dibaca oleh penerima.
7. Sertakan Lampiran yang Diperlukan
Sebuah email biasanya ada yang membutuhkan lampiran untuk mendukung isi emailnya. Meski begitu lakukan pengecekan terhadap lampiran, apakah memang diperlukan atau sebenarnya cukup jika ditulis di badan email. Jika memang harus disertakan dalam bentuk lampiran, maka jangan lupa untuk memberitahu penerima terkait lampiran yang juga dikirimkan. Hal ini untuk menghindari penerima tidak membuka lampiran.
8. Menuliskan Bagian Penutup
Penutup pada email merupakan bagian yang tidak kalah penting dengan bagian lainnya saat ingin menulis email dengan baik dan benar. Bagian penutup yang baik adalah penutup yang mampu membuat penerima email tertarik dengan apa yang dikirimkan. Penutup email dapat memberikan nilai tambah jika ditulis dengan baik dan menarik.
9. Mengoreksi dan Mengecek kembali Email sebelum Dikirim
Sebelum mengirim email, apapun jenis emailnya, maka pastikan untuk selalu melakukan koreksi dan pengecekan untuk memastikan kebenaran dan email sudah mencakup seluruh informasi yang diperlukan. Mengoreksi dan mengecek email dapat mencegah terjadinya kesalahan penulisan kata dan tata bahasa. Pastikan juga bahwa alamat penerima email sudah benar.
10. Menggunakan Alamat Email Profesional
Hal ini memang bukan suatu hal wajib, namun alangkah lebih baik jika mengirim email dengan email profesional. Terlebih jika pengirim pesan berasal dari instansi, lembaga, atau perusahaan yang besar dan terkenal. Menggunakan alamat email profesional dapat meningkatkan kepercayaan penerima email atas email yang dikirimkan.
Itulah tadi 10 cara dan etika dalam menulis email yang baik dan benar serta agar terlihat profesional. Jangan lupa untuk menerapkan cara di atas jika Anda ingin mengirim email. Semoga bermanfaat!